Gagnez du temps avec l’automatisation des tâches

Édition des factures, relances clients, segmentation du fichier de prospection, collecte de données …. Les tâches répétitives et fastidieuses sont légion dans les entreprises. Bien que nécessaires, elles n’apportent que peu de valeurs à l’organisation et ses collaborateurs. Heureusement, avec les nouvelles technologies comme le No-Code, les équipes n’ont plus besoin de perdre du temps sur ces activités à faible valeur ajoutée. Comment est-ce possible ? Grâce à l’automatisation des tâches. 

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C’est quoi l’automatisation des tâches ? 

L’automatisation des tâches, c’est la délégation des tâches récurrentes, manuelles et sans valeur ajoutée à un système informatique. Plus précisément, il s’agit des tâches pouvant être réalisées de manière automatique sans intervention humaine. 

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Alors comment ça marche concrètement ? L’automatisation des tâches repose sur le principe simple “si …. alors…”. :

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• Si : il s’agit d’un événement déclencheur. Par exemple, l’inscription d’un prospect à un webinaire via un pop-up sur le site web. 
• Alors : ce sont toutes les actions qui vont se dérouler consécutivement à cet événement. Par exemple, après l’inscription du client, les coordonnées de ce client sont automatiquement enregistrées dans le CRM. Parallèlement, le client recevra une séquence de mail (remerciement de l’inscription au webinar, lien d’accès, rappel de la date et de l’heure du webinar, …). 

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Libéré des tâches répétitives et chronophages, vous gagnez en productivité. 

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Quels sont les avantages de l’automatisation des tâches ?

L’automatisation des tâches est l’une des composantes essentielles des start-ups qui développent une croissance folle. Mais de plus en plus, ces technologies se démocratisent à tous types d’entreprises (solopreneurs, grands groupes, PME, TPE, …). Et pour cause, confier la gestion des opérations manuelles permet d’en retirer de multiples bénéfices. 

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• Le gain de temps : les équipes ne perdent plus de temps à réaliser des tâches fastidieuses. Elles peuvent se consacrer à d’autres activités apportant davantage de valeur.
• La simplification des processus métier : comme les tâches répétitives sont automatisées, il est plus simple de suivre la performance des processus et d’éviter les points de blocage. 
• La réduction du risque d’erreurs : les erreurs humaines sont courantes (négligences, inattentions, …). Avec les outils d’automatisation, ce type d’erreur est limité ; même si certains bugs peuvent toujours apparaître. 
• La fluidification des collaborations : l’automatisation des tâches s’accompagne toujours d’une redéfinition des flux de travail. Les collaborateurs savent exactement les tâches à réaliser grâce à un meilleur accès aux informations. Les échanges sont plus fluides et les collaborateurs sont plus satisfaits.
• L’innovation et la créativité : comme les tâches à faible valeur ajoutée sont confiées à des machines, les collaborateurs peuvent se consacrer sur des activités beaucoup plus valorisées et impactantes pour l’entreprise. Ce faisant, ils peuvent développer de nouvelles idées pour améliorer le produit ou le service, optimiser la satisfaction client, ….
• La réduction des coûts : comme il y a moins d’erreurs, les entreprises dépensent moins d’argent en actions correctrices. De même, elles gagnent aussi en coût de main-d'œuvre puisque les collaborateurs ne sont plus en charge des tâches chronophages. Sans oublier que les nouvelles idées permettent à l’entreprise de multiplier son chiffre d’affaires. 

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À long terme, tous ces avantages contribuent à une augmentation de la croissance. 

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Quelles sont les tâches à automatiser ? 

Toutes les tâches ne sont pas bonnes à être automatisées. Celles qui le sont présentent néanmoins plusieurs caractéristiques communes : 

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• La répétition : ce sont des tâches qui se répètent plusieurs fois par jour, par semaine, ou par mois. 
• La pénibilité : pas nécessairement physique, mais mentale. Bien souvent, ce sont des tâches ennuyeuses, très peu valorisantes pour le collaborateur. 
• L’indépendance humaine : ce sont des tâches qui peuvent être réalisées par une machine, sans nécessiter l’intervention d’un être humain. 
• La faible valeur ajoutée : elle n’apporte que peu de valeur, aussi bien pour le collaborateur qui l’exécute que pour l’entreprise. 

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Pour vous aider à mieux comprendre, voici 3 exemples de tâches à automatiser :

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La facturation 

Que ce soit au niveau de la saisie des données, de l’édition des devis, de la signature des contrats, de l’envoi des mails, du suivi des paiements et des relances, il est possible de tout automatiser. 

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À partir du moment où les informations sont enregistrées dans le CRM, le logiciel d’automatisation des tâches peut gérer l’ensemble des processus de facturation. 

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Par exemple : Lorsque vous concluez une vente, vous n’avez pas besoin de saisir des dizaines et des dizaines de factures. Il suffit de les enregistrer dans le CRM. À partir de là, la facture est éditée automatiquement et un mail est envoyé au client. Si le client ne paye pas sous X jours, des mails de relance sont envoyés sans que vous n’ayez rien à faire. 

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Pour que cette opération fonctionne, il faudra connecter le CRM avec le logiciel de facturation, l’outil d’emailing et le compte bancaire. 

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La communication client

Si la communication client repose sur des relations humaines, il est possible d’automatiser certains processus liés à cette communication :

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• La centralisation des données clients : les canaux de communication sont si nombreux qu’il est parfois difficile de tout gérer. Votre logiciel d’automatisation peut centraliser l’ensemble de vos données afin de vous éviter de vous éparpiller partout. 
• La collecte de feedback : après une vente, vous pouvez envoyer automatiquement des mails pour obtenir le retour de vos clients. Ces derniers pourront ensuite être intégrés à votre CRM pour une meilleure gestion de la relation client. 
• Les chatbots : vous pouvez utiliser les chatbots pour les questions les plus fréquentes. Cela permet de fluidifier les communications et de laisser le temps aux collaborateurs de répondre aux demandes plus complexes. 

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La gestion d’équipes 

L’automatisation des tâches améliore les relations avec les clients, mais aussi en interne avec les collaborateurs. Par exemple : 

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• L’onboarding d’un nouveau collaborateur : dès qu’il est enregistré dans le système, vous pouvez lui donner automatiquement les accès à l’ensemble de votre stack technologique (ce dont il aura besoin). 
• La gestion du planning : un planning automatisé se met à jour dès qu’un changement est enregistré. Tous les collaborateurs auront accès à ces informations en temps réel. Ils pourront recevoir des notifications par email en cas de modification. 

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Il ne s’agit là que de quelques exemples. En réalité, vous pouvez automatiser tous types de tâches en fonction de vos besoins. 

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Quels sont les outils d’automatisation des tâches ? 

Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent, sans même s’en rendre compte, des outils basés sur l’automatisation des tâches et le No-Code. Par exemple, Notion, Airtable, des logiciels d’emailing, Instagram, etc. L'intégration de l'IA a également décuplé le potentiel d'automatisation offert par ces outils.

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Chacun d’entre eux prévoit des automatisations dans un champ spécifique d’activité. Mais il y a des outils encore plus complets qui automatisent tous les processus d’une entreprise ; aussi bien dans le marketing, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, ….

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Ces outils utilisent des API leur permettant de centraliser l’ensemble du stack technologique d’une entreprise. Le CRM est connecté avec les réseaux sociaux, le logiciel d’emailing, la solution de facturation, …. 

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Alors quels sont ces outils miraculeux ? Voici les plus populaires : 

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• Zapier : c’est le logiciel d’automatisation des tâches le facile à prendre en main mais limité.  
• Make : c’est l’alternative à Zapier. Chez l’École Cube, c’est notre petit favori pour son potentiel de personnalisation. 
• n8n : cette solution low code est idéale pour ceux qui souhaitent créer des workflow complexes (notamment pour les projets techniques). n8n est aussi un outil open-source.

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Bien qu’ils soient relativement simples à utiliser, ces logiciels nécessitent de s’y former afin de profiter pleinement de leur potentiel. Pour cela, vous pouvez suivre des tutoriels sur YouTube ou lire la documentation officielle de chaque outil.

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Le plus efficace reste de suivre une formation dédiée à l’automatisation des tâches. À l’École Cube, nous vous proposons notre formation e-learning d'automatisation sur Make. À la fin du parcours, vous saurez exploiter l’IA et les outils No-Code d'automatisation pour gagner en productivité.