7 outils de gestion de projet incontournables

Création de contenu, développement web, gestion des compétences, lancement d’un nouveau produit, …. Autant de projets qui nécessitent de l’organisation, de la collaboration, un bon suivi et un plan d’action. Pour mener à bien toutes ces tâches, un outil de gestion de projet en format PDF n’est plus viable. Du moins, pas à l’heure actuelle où toutes les solutions No-Code existent pour vous faciliter la vie.

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Aujourd’hui, les outils de gestion de projet se présentent comme de véritables espaces de travail interactif où vous collaborez avec les autres parties prenantes. Selon vos besoins, ils peuvent gérer des processus plus ou moins complexes afin de vous aider à atteindre vos objectifs. Mais lequel choisir ? L’école Cube vous aide à y répondre.

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Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’une application de gestion de projet ? 

À la recherche d’un outil de gestion de projet ? La première chose à faire est de prendre le temps d’analyser vos besoins pour identifier les fonctionnalités essentielles. Même si chaque solution doit s’adapter spécifiquement à vos contraintes, il existe toutefois quelques indispensables : 

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• La collaboration : la gestion de projet implique de travailler en groupe. Vous devez pouvoir partager vos ressources avec d’autres collaborateurs. 
• L’application mobile : pour gagner en flexibilité dans la gestion du projet. 
• Les tableaux de bord : pour suivre le projet facilement avec différents indicateurs de performances sur l’avancement des tâches par rapport aux objectifs fixés. 
• Les styles de vues : comme les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban, les listes et les calendriers. 
• La planification : vous pouvez définir les échéances et suivre le temps passé sur chaque tâche. 
• Les intégrations : pour centraliser l’ensemble des ressources que vous utilisez en interne. 
• Les automatisations : pour gagner du temps dans les processus de gestion de projets. 
• L’allocation des ressources : afin d’éviter de surcharger certains collaborateurs, utilisez des diagrammes. Cela vous permettra de vérifier que les tâches soient réparties équitablement (en fonction de la disponibilité de chacun). 

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Pourquoi utiliser une solution de gestion de projet ? 

Gain de temps, efficacité, réduction des erreurs, meilleure collaboration entre les équipes, l’outil de gestion de projet est aujourd’hui un MUST HAVE pour toutes les entreprises et entrepreneurs. 

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Voici pourquoi vous devriez en utiliser un : 

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• Planifier : la gestion de projet implique la réalisation de plusieurs tâches dans le temps, avec différents jalons. La réalisation d’une tâche permet de passer à l’étape suivante en toute fluidité. L’outil de project management vous permet justement de vérifier que chaque tâche se réalise conformément aux objectifs fixés, et d’apporter les ajustements requis. 
• Maîtriser les coûts : que ce soit au niveau des heures de travail ou des ressources utilisées, vous pouvez suivre facilement les dépenses engagées pour chacun de vos projets. 
• Mieux communiquer et collaborer : les tâches individuelles sont associées à un objectif global. Chaque partie prenante prend conscience de l’impact de son travail sur la mission de l’entreprise. La communication devient plus transversale et les collaborateurs sont davantage motivés à produire les meilleurs résultats. 
• Centraliser les données : notamment grâce aux intégrations. L’outil de gestion de projet peut alors se transformer en système d’archivage pour l’ensemble de vos ressources. Et si le logiciel est basé sur le cloud, il y a moins de risques de perdre vos données. 

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Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet ? 

Découvrez les logiciels de gestion de projet les plus utilisés. 

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1 - Notion 

Avec 1 million d’utilisateurs à travers le monde, Notion transforme le project management. Cet outil de gestion de projet, gratuit ou payant selon vos besoins, allie prise de notes, gestion de tâches, centralisation des données, et collaboration. Tout est réuni sur une seule et même plateforme. Et comme Notion utilise aussi l’IA, vous gagnez du temps dans la réalisation de vos tâches. 

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2 - Asana

Facilité d’utilisation et richesse fonctionnelle, telles pourraient être les caractéristiques d’Asana. L’outil de gestion de projet est très simple d’utilisation. Et pourtant, il vous offre une multitude de fonctionnalités : gestion des tâches, intégrations, planifications, automatisation, attribution des tâches, templates, tableaux de bord, etc. 

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En prime, Asana est parfait pour relier vos tâches avec vos objectifs généraux. Il s’intègre parfaitement à votre stratégie d’entreprise. 

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3 - Trello 

Produit d’Atlassian, ce logiciel de gestion de projet ressemble à un tableau Kanban. C’est l’outil parfait pour répartir des tâches entre différents collaborateurs, et suivre leur avancement. Concrètement, l’outil vous permet de créer différents tableaux et blocs. Vous pouvez alors définir les tâches selon leur état (non-commencé, en cours, terminé, à valider, …) et les attribuer à vos collaborateurs. 

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4 - Monday

Freelance, chef de projet, manager d’équipe, … Monday.com s’adapte à toutes les organisations et tous les besoins. La plateforme en ligne se présente aussi sous la forme de tableaux avec différentes vues selon vos besoins. Et pour chacun, Monday.com vous offre un large panel de fonctionnalités pour vos projets : partage de ressources, statuts, définition des échéances, templates, etc. 

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Avec Monday, les communications sont transparentes et les projets sont gérés de manière fluide. 

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5 - Airtable 

Airtable est un outil No Code qui vous permet de personnaliser votre système de gestion de données. Vous pouvez ainsi l’utiliser comme outil de gestion de projets, puisqu’il permet d’organiser et d’automatiser vos processus. Avec ce logiciel, vous gagnez un temps considérable sur la gestion et le suivi de vos opérations. 

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6 -  Microsoft Project Online

C’est l’outil de gestion de projet Microsoft. Il est parfait pour les entreprises qui utilisent la suite Office 365 et/ou Power Platform. Et pour cause, il se connecte à Microsoft Teams pour les réunions d’équipe, il intègre Power BI pour l’analyse de données et Azure pour le développement d'applications personnalisées. En plus, Microsoft Project Online s’adapte à vos méthodes de gestion de projets (notamment la méthode Agile ou Waterfall). 

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7 -  Smartsheet 

C’est comme un outil de gestion de projet Excel, mais en mieux. Smartsheet se présente comme une feuille de calcul avec des fonctionnalités beaucoup plus développées. Vous avez ainsi accès à des tableurs intelligents qui vous offrent une vue d'ensemble sur les tâches à réaliser (échéances, attribution, état d’avancement, …). En plus, Smartsheet automatise les flux de travail pour vous faire gagner du temps. 

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Comment bien choisir son logiciel de gestion de projet ?

Il n’y a pas UN outil de gestion de projet parfait, mais plutôt une solution adaptée à vos besoins : 

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• Quelles sont les fonctionnalités nécessaires ? 
• Quel est votre niveau de connaissance technique (car la facilité d’utilisation varie d’un outil à l’autre) ?
• Quel est votre budget ?
• Quelles sont les applications que vous souhaitez intégrer au logiciel de project management ? 
• Quelle méthode de gestion de projet utilisez-vous ?

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C’est en répondant à ces différentes questions que vous pourrez choisir le logiciel le plus adapté à vos besoins. 

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Et si vous souhaitez optimiser leur potentiel pour gérer efficacement tout le cycle de vie de vos projets, formez-vous au No-Code avec l’École Cube.

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En particulier, nous proposons des formations spécifiques : une formation Airtable et une formation Notion, 100% en ligne.