Google Sheets : l’alternative à Excel

Vous avez des centaines de lignes de données à traiter ? Pendant très longtemps, Excel était la référence incontournable. Et puis la concurrence s’est développée. Notamment avec Google Sheets. Ses feuilles de calcul offrent des fonctionnalités similaires, tout en étant plus simples, plus légères, et surtout gratuites. Découvrez-les ! 

Qu'est-ce que Google Sheets ?

Google Sheets est un tableur en ligne permettant de concevoir des feuilles de calcul. C’est l’alternative incontournable à Excel. Les fonctionnalités et la présentation sont quasiment identiques, permettant à tout un chacun de traiter des centaines de lignes de données. 

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Aujourd’hui, Google Sheets se présente comme un véritable challenger grâce à sa gratuité et sa simplicité d’utilisation. Il n’y a besoin que d’un compte Gmail pour pouvoir y accéder.

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Une fois que vous avez accès au tableur, il vous suffit d’importer vos données, d’utiliser les différentes formules disponibles, de créer des tableaux croisés dynamiques, etc. 

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En plus de concevoir des feuilles de calculs, vous pouvez aussi partager votre travail avec d’autres utilisateurs. Ils accèdent ainsi à vos données et peuvent effectuer des modifications ou ajouter des commentaires. La collaboration n’en est que plus facile. 

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Quelles sont les fonctionnalités principales de Google Sheets ? 

Les formules Google Sheets

Comme tout tableur, Google Sheets vous propose de multiples formules (ou fonctions) pour traiter vos données ; que ce soit pour réaliser des calculs, faire correspondre des données entre elles, les formater, etc. Concrètement, ces formules permettent de résoudre divers problèmes mathématiques. Elles se présentent alors sous la forme =nomdelaformule(données)

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Pour les data, vous pouvez ajouter vos propres informations, faire référence à une cellule ou une plage de données. 

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Au total, Google Sheets dispose d’une centaine de formules, parmi les plus populaires : somme, sommesi, si, recherchev, moyenne, countunique, etc. 

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Avantage : avec autant de formules, le tableur vous offre des possibilités presque infinies de traitement de vos données. 

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Les tris et les filtres 

Comme l’objectif premier d’un tableur, c’est de simplifier l’analyse et le traitement de données, Google vous offre les outils adéquats. À savoir, le tri et les filtres. 

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À travers le tri, vous pouvez ordonner vos données dans un sens logique : par exemple, des prix croissant à décroissant, des noms par ordre alphabétique, des dates plus récentes aux plus anciennes, etc. 

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À travers les filtres, vous ne laissez apparaître que les informations pertinentes pour vous. 

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Avantage : après avoir trié et filtré vos données, vous pouvez plus facilement analyser les informations disponibles. 

Les data visualisations 

Les tris et les filtres constituent la première étape de l’analyse. Mais après les avoir mis en place, les données continuent d’apparaître sous la forme d’un tableau avec des centaines des lignes. Pour une analyse efficace, vous aurez besoin de visualiser les données. C’est là qu’interviennent les différents outils de data visualisation, comme les diagrammes, les graphiques, les nuages de points, etc. 

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Mais sur Google Sheets, le plus populaire est sans aucun doute le tableau croisé dynamique (TCD). Il s’agit simplement d’un tableau à double entrée qui permet de recouper les données entre elles. Par exemple, si vous souhaitez connaître le chiffre d'affaires généré par chaque client, il suffit d’additionner les achats réalisés par un client, puis de répéter l’opération pour l’intégralité. Le TCD permet d’obtenir cette information simplement. 

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Avantage : les outils de data viz (et particulièrement les tableaux croisés dynamiques) permettent une analyse beaucoup plus fine des données disponibles. 

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Les templates 

Google Sheets propose une série de templates gratuits répartis en 4 catégories : 

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• Personnel : cette catégorie contient 9 modèles, parmi lesquels, la liste des tâches, le budget annuel, le budget mensuel, le suivi des investissements, le planning, etc. 
• Professionnel : vous avez accès à 7 templates, comme les factures, les notes de frais, les bons de commande, la planification des rotations, etc. 
• Gestion de projet : 4 modèles vous sont proposés, à savoir, le diagramme de GANTT, le calendrier de projet, le suivi de projet et le calendrier de marketing événementiel. 
• Enseignement : vous pouvez utiliser le modèle pour le suivi des devoirs. 

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Avantage : vous disposez d’une base déjà bien établie. 

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Ce qu'il est possible de créer avec Google Sheets ?

Vie personnelle, vie professionnelle, gestion de projet, … Google Sheets répond à tous types de besoins. Voici quelques exemples : 

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• Comptabilité : c’est souvent dans ce domaine que les tableurs sont les plus utilisés. Et pour cause, vous pouvez facilement créer des factures depuis Google Sheets, traiter les données issues de la caisse enregistreuse, suivre les retards de paiement, etc. 
• Marketing : Google Sheets est un excellent outil pour traiter les données client. Comme vu précédemment, vous pouvez identifier le panier d’achat moyen généré par chaque client, identifier les clients les plus fidèles, etc. 
• Ressources humaines : vous pouvez suivre les notes de frais de salariés, la paie, le taux d’absentéisme, etc. 

Quelles sont les limites des feuilles de calcul Google ?

Si Google Sheets se présente comme un challenger de premier ordre à Excel, la feuille de calcul n’est pas sans faille. 

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Par rapport à son concurrent, Google Sheets manque de puissance. À partir de 2000 ou 3000 lignes de données, l’outil commence à ralentir. Alors si vous avez des quantités de données astronomiques à traiter, ce n’est peut-être pas la meilleure solution pour vous. 

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Idem, si vous avez des calculs très complexes à réaliser, les formules Excel sont plus complètes. À l'École Cube, nous avons tendance à préférer l'outil No-Code Airtable qui est plus complet et propose des fonctionnalités de gestion de données très complètes.

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Notre avis sur la Google Sheets

Si Google Sheets est de plus en plus adopté, c’est grâce à sa gratuité. Il permet ainsi de démocratiser l’utilisation des tableurs à tous, puisque chacun y a accès. 

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Nous aimons particulièrement ses fonctionnalités collaboratives. En quelques clics, vous pouvez partager votre travail avec d’autres utilisateurs, et vous avez accès à leur commentaire et modification en temps réel. 

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En plus, Google Sheets est intégré à tous les autres outils Google. Vous pouvez ainsi ajouter une feuille de calcul dans vos emails, la diffuser lors d’une réunion Google Meet, la sauvegarder dans votre Google Drive, … Et tout ça, toujours gratuitement. 

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À l'École Cube, on utilise Google Sheets en complément de Notion. Et oui, le tableur s’intègre à notre outil de productivité préféré. Nous pouvons accéder à toutes nos données et collaborer encore plus efficacement. 

Comment se former sur le tableur Google Sheets ?

Pour commencer, vous pouvez consulter les différentes ressources mises à disposition par Google. Le géant du web vous offre des guides pour ses différentes fonctions, pour créer un tableau croisé dynamique, pour figer des colonnes, pour trier des données, … 

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Sur YouTube, vous retrouverez également de nombreux tutoriels pour répondre à des problématiques précises et trouver des exemples. 

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Pour aller plus loin, vous pouvez également vous former à Airtable qui propose un expérience de gestion des données intuitive et puissante. Une alternative incontournable pour ceux qui souhaitent aller plus loin qu'Excel ou Google Sheets. N'hésitez pas à découvrir nos formations No-Code en ligne. 

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Vous savez tout, à vous de jouer maintenant ! 😉